1. Postanowienia ogólne
Polityka prywatności 'SO CLEAN' Kamil Włodarczyk (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających serwis internetowy pod adresem https://funprogramgroup.com, kontaktujących się z nami za pośrednictwem formularzy, telefonu, e-maila lub mediów społecznościowych, a także uczestników organizowanych przez nas eventów rozrywkowych.
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi regulacjami obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W zakresie, w jakim na stronie funkcjonują formularze kontaktowe, systemy zapisu na wydarzenia lub narzędzia analityczne, gromadzone dane są ograniczone do niezbędnego minimum i wykorzystywane wyłącznie w jasno określonych celach opisanych poniżej.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest 'SO CLEAN' Kamil Włodarczyk – podmiot organizujący mobilne wydarzenia rozrywkowe i tematyczne w Polsce (dalej: „Administrator” lub „my”). Dane kontaktowe Administratora do spraw związanych z ochroną prywatności:
- E-mail: [email protected]
- Strona WWW: https://funprogramgroup.com
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym realizacją praw wynikających z RODO, możesz skontaktować się z nami drogą elektroniczną. W treści wiadomości prosimy o podanie, w miarę możliwości, kontekstu zgłoszenia (np. rezerwacja eventu firmowego, zapytanie ofertowe, udział w wydarzeniu).
Administrator może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bieżącą obsługę zgłoszeń dotyczących prywatności; informacje o ewentualnym inspektorze ochrony danych będą publikowane i aktualizowane w niniejszej Polityce.
3. Zakres i cele przetwarzania danych
Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od rodzaju relacji z 'SO CLEAN' Kamil Włodarczyk oraz wybranych form kontaktu. Co do zasady przetwarzamy wyłącznie te dane, które są niezbędne do obsługi zapytań, przygotowania oferty, realizacji umowy lub zapewnienia bezpiecznej organizacji wydarzenia.
3.1. Dane zbierane przy użyciu formularzy kontaktowych
W przypadku korzystania z formularza kontaktowego na stronie możemy przetwarzać m.in.:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- nazwę firmy oraz stanowisko (w przypadku zapytań B2B),
- treść wiadomości, w tym informacje o planowanym wydarzeniu (lokalizacja, data, liczba uczestników, preferowany format rozrywki),
- inne dane dobrowolnie podane przez użytkownika w treści zapytania.
Dane te przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania i przedstawienia oferty, prowadzenia dalszej korespondencji związanej z zapytaniem oraz ewentualnej rezerwacji terminu wydarzenia.
3.2. Dane związane z realizacją usług eventowych
W związku z organizacją eventów firmowych, prywatnych, tematycznych pakietów rozrywkowych, wieczorów pokerowych, wydarzeń z ruletką, blackjackiem oraz innymi mobilnymi atrakcjami, możemy przetwarzać:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe osób zamawiających usługę (np. przedstawiciel firmy, organizator prywatny),
- dane rozliczeniowe (np. dane do faktury, NIP),
- informacje organizacyjne niezbędne do realizacji wydarzenia (adres, godziny, wymagania techniczne, liczba uczestników),
- w szczególnych przypadkach – imiona i nazwiska kontaktów roboczych na miejscu eventu, odpowiedzialnych za koordynację.
Dane te przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia świadczonych usług, obsługi posprzedażowej oraz archiwizacji dokumentacji księgowej.
3.3. Dane wykorzystywane do komunikacji marketingowej
Jeżeli wyrazisz na to odrębną i dobrowolną zgodę, możemy przetwarzać Twoje dane kontaktowe (np. imię, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy) w celu przesyłania ofert specjalnych, informacji o nowych pakietach tematycznych, inspiracji eventowych oraz materiałów prezentujących nasze realizacje.
W każdej chwili możesz wycofać udzieloną zgodę, korzystając z linku rezygnacji w wiadomościach marketingowych lub kontaktując się z nami bezpośrednio.
3.4. Dane techniczne i statystyczne dotyczące korzystania z serwisu
W ramach korzystania z serwisu możemy przetwarzać ograniczone dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, data i czas wizyty, odwiedzane podstrony. Dane te są wykorzystywane w celach statystycznych, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, dostosowania treści i optymalizacji działania strony.
Szczegółowe informacje na temat plików cookies i podobnych technologii znajdziesz w odrębnej Polityce Cookies.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa. Podstawy prawne przetwarzania danych w ramach naszej działalności to w szczególności:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (np. organizacja eventu mobilnego, przygotowanie rezerwacji, obsługa zamówienia usług rozrywkowych).
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe, rachunkowe, archiwizacja dokumentów księgowych).
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający m.in. na zapewnieniu bezpieczeństwa strony internetowej, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, prowadzeniu analiz statystycznych i poprawie jakości naszych usług eventowych.
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w sytuacjach, gdy jest ona wymagana, np. na otrzymywanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną, wykorzystanie wizerunku w materiałach promocyjnych (jeżeli ma to miejsce) lub przekazywanie danych wybranym partnerom w celach marketingowych.
W każdym przypadku, w którym podstawą przetwarzania jest zgoda, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO oraz innych właściwych przepisów o ochronie danych osobowych:
- Prawo dostępu do danych – możliwość uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz uzyskania dostępu do tych danych i informacji o przetwarzaniu.
- Prawo do sprostowania danych – możliwość żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możliwość żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez przepisy, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania – możliwość żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu.
- Prawo do przenoszenia danych – możliwość otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
- Prawo sprzeciwu – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym w celach marketingu bezpośredniego.
- Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy, przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Realizacja praw odbywa się poprzez kontakt z Administratorem na wskazany adres e-mail: [email protected]. W celu weryfikacji tożsamości i bezpieczeństwa danych możemy poprosić o podanie dodatkowych informacji umożliwiających jednoznaczne potwierdzenie, że osoba zgłaszająca żądanie jest osobą uprawnioną.
6. Odbiorcy danych i powierzanie przetwarzania
W związku z prowadzeniem nowoczesnej, mobilnej działalności eventowej, możemy przekazywać dane osobowe wybranym kategoriom odbiorców, zawsze przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa i poufności.
Do głównych kategorii odbiorców należą:
- Podwykonawcy i partnerzy eventowi – firmy i osoby współpracujące przy realizacji wydarzeń (np. obsługa techniczna, dostawcy sprzętu, prowadzący, hostessy), o ile przekazanie danych jest niezbędne do prawidłowego wykonania usługi.
- Dostawcy rozwiązań IT – podmioty świadczące na naszą rzecz usługi hostingu, utrzymania i rozwoju serwisu internetowego, systemów komunikacji elektronicznej, narzędzi CRM lub systemów rezerwacyjnych.
- Biura rachunkowe oraz doradcy – w zakresie niezbędnym do wykonywania obsługi księgowej, podatkowej lub prawnej.
- Organy publiczne – wyłącznie w przypadkach, gdy obowiązek przekazania danych wynika wprost z przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i zobowiązane są do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
Nie sprzedajemy danych osobowych osobom trzecim ani nie udostępniamy ich w sposób, który mógłby naruszać Twoje prawa lub swobody.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Zasadniczo dążymy do tego, aby korzystać z usług i rozwiązań, których dostawcy przetwarzają dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w krajach, dla których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
W przypadku korzystania z narzędzi (np. systemów mailingowych, komunikatorów, rozwiązań chmurowych, platform społecznościowych), których dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG, przekazywanie danych odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych przewidzianych przez RODO, takich jak:
- stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
- zapewnienie dodatkowych środków organizacyjnych i technicznych w celu ochrony danych,
- korzystanie z dostawców, którzy zobowiązują się do stosowania standardów ochrony danych zgodnych z wymogami unijnymi.
Szczegółowe informacje o ewentualnym przekazywaniu danych poza EOG możesz uzyskać, kontaktując się z nami na adres [email protected].
8. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych w branży eventowej i rozrywkowej.
W szczególności:
- korzystamy z bezpiecznych połączeń szyfrowanych (HTTPS) podczas przesyłania danych przez formularze na stronie,
- stosujemy mechanizmy kontroli dostępu oraz uprawnień do systemów i narzędzi, w których przetwarzane są dane,
- regularnie aktualizujemy oprogramowanie oraz monitorujemy infrastrukturę IT pod kątem potencjalnych zagrożeń,
- zobowiązujemy współpracowników oraz podwykonawców do zachowania poufności,
- ograniczamy zakres danych do niezbędnego minimum, zgodnie z zasadą minimalizacji.
Mimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, każdy użytkownik internetu powinien mieć świadomość, że komunikacja elektroniczna nigdy nie jest całkowicie wolna od ryzyka. Zachęcamy do zachowania ostrożności przy przekazywaniu danych oraz korzystania z aktualnego oprogramowania ochronnego.
9. Okres przechowywania danych
Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz od wymogów wynikających z przepisów prawa.
Co do zasady:
- dane związane z obsługą zapytań przechowujemy przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie maksymalnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z komunikacją biznesową,
- dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy dotyczącej organizacji eventu przechowujemy przez czas trwania współpracy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. w zakresie dokumentacji rachunkowej – co najmniej 5 lat),
- dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych – do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w tym celu,
- dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu, chyba że obowiązujące przepisy zobowiązują nas do przechowywania danych przez dłuższy okres.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.
10. Zmiany w polityce prywatności
Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju naszych usług eventowych, wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych lub modyfikacji procesów przetwarzania danych.
O istotnych zmianach będziemy informować w sposób widoczny w serwisie, np. poprzez komunikat na stronie głównej lub w odpowiedniej sekcji informacyjnej. W przypadku, gdy zmiany będą wymagały od nas ponownego uzyskania zgody (np. na określone działania marketingowe), zwrócimy się do Ciebie z prośbą o jej odnowienie.
Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://funprogramgroup.com/privacy-policy/. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jej treścią w celu uzyskania najświeższych informacji o sposobach ochrony i przetwarzania danych w 'SO CLEAN' Kamil Włodarczyk.